Cách viết email xin việc thuyết phục ngay từ giây đầu tiên đón nhận

Dưới đây chúng ta sẽ tìm hiểu về cách viết email xin việc ngay để sớm mang về cho mình cơ hội việc làm tốt nhất.

1. Một vài bí quyết giúp Email khác biệt và đắt giá có thể bạn chưa biết

Viết email xin việc không phức tạp thế nhưng không phải ai cũng có thể làm chuẩn để thuyết phục nhà tuyển dụng hiệu quả. Từ hình thức và nội dung của email bạn phải làm cho chúng trở nên ăn khớp với nhau dựa trên quy cách trình bày chuẩn. Để có một nội dung dễ hiểu, đi đúng trọng tâm, trước tiên các ứng viên phải xây dựng được khung hình thức chuẩn. Qua đó bạn sẽ có thêm điểm chuyên nghiệp trong đánh giá của nhà tuyển dụng.

Vậy thì bạn hãy chú trọng vào tạo dựng hình thức dựa và đặc biệt có sự chú trọng ở những yếu tố sau đây.

1.1. Không thể thiếu một cái tên email chuyên nghiệp

Sự chuyên nghiệp của tên email được tạo nên bởi nhiều yếu tố, trong đó với một cái tên lấy làm chủ đề chính của email sẽ là yếu tố đầu tiên tiếp xúc với nhà tuyển dụng khi họ mở email. Trong thực tế đã có rất nhiều người tạo nên những cái tên lệch chuẩn như viết một cái tên quá trẻ con, tên email dễ thương, nhí nhảnh hay một cái tên dài dòng cũng tạo ra ấn tượng không tốt. 

Hơn hết tên email phải thể hiện được sự trưởng thành, chín chắn với hình thức ngắn gọn. Cách viết chuẩn nên là tên bạn hoặc tên gắn kèm năm sinh. Cách đặt tên email như vậy còn giúp nhà tuyển dụng có được ngay thông tin về bạn, biết bạn là ai ngay khi mở email. 

1.2. Tên hiển thị của email xin việc nên viết thế nào?

Rất nhiều người bỏ qua phần này nhưng thực tế nó cũng quan trọng không kém gì tên email. Nhận diện ngay hai lỗi sau đây khi viết tên hiển thị email để tránh: một là không viết tên thật, hai là nếu viết tên thật nhưng không viết hoa. Dù không phải là lỗi nghiêm trọng nhưng chắc chắn nó sẽ ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của email và của chính bạn.

Qua hai nội dung vừa mới chia sẻ thì bạn hãy ghi nhớ email nên có hai cái tên: một là tên của email hay còn gọi là tên chính thức, hai là tên hiển thị, chính là tên phụ nhưng chứa thông tin xác thực về bạn hơn. 

Sau hai yếu tố này, bạn cần đưa vào email yếu tố thứ ba mà thực tế nhiều người bỏ qua chúng ở email xin việc của mình. Đó chính là chữ ký email.

1.3. Sự cần thiết của chữ ký email và cách lập

Chữ ký email không giống với cách chúng ta ký tên trên giấy quen thuộc. Gọi là chữ ký, về mặt hiển thị của email, phần này vẫn xuất hiện một cách nhỏ bé và khiêm tốn ở một góc của nội dung nhưng về giá trị, chữ ký email lại đặc biệt quan trọng. Ở đó chứa mọi thông tin cơ bản về ứng viên nhưng là thông tin kết nối rất quan trọng để khi cần nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ được đến ứng viên.

Bên cạnh đó, sự xuất hiện của chữ ký email càng làm cho email xin việc trở nên chuyên nghiệp bởi tính trang trọng mà nó mang lại.

Sau khi đã biết ngoài nội dung chính, email cũng không thể thiếu 3 yếu tố trên thì bạn đã có thể bất tay vào việc trình bày chuẩn chỉnh nội dung cho email xin việc. Đọc tiếp nội dung bên dưới để biết cách viết email xin việc hoàn chỉnh nhanh chóng.

2. Cách viết email xin việc hiệu quả

Viết hoàn thiện một email xin việc, chúng ta cần hoàn thiện từng phần trong email. 

2.1. Viết tiêu đề email cuốn hút

Sẽ có những trường hợp nhà tuyển dụng đưa yêu cầu rõ ràng về việc ứng viên cần phải đáp ứng tiêu đề email như thế nào thì đương nhiên muốn ghi điểm bạn không thể làm khác. Không quá khó khăn, bạn chỉ cần thực hiện đúng yêu cầu là sẽ đảm bảo độ chuẩn chỉnh cho email. 

Trường hợp khó hơn, ứng viên cũng thường xuyên gặp phải đó là trong tin tuyển dụng không có yêu cầu đặt tiêu đề email như thế nào. Bạn có dựa vào vận may hay cảm quan cá nhân rằng chắc nhà tuyển dụng sẽ thích tên email bạn đặt?

Tỷ lệ tạo được ấn tượng tốt với trường hợp này không cao. Thay vào đó hãy thực hiện bằng “chiến thuật”. Bạn nên đảm bảo nguyên tắc về sự ngắn gọn và rõ ràng. Dựa vào vai trò của một cái tên, bạn sẽ biết nhà tuyển dụng cần bạn viết như thế nào. Cách đơn giản hơn, bạn có thể tham khảo từ những tin tuyển dụng có chứa yêu cầu trình bày tiêu đề email để viết. Những email đó thể hiện tiêu chí chung thường các nhà tuyển dụng cần.

Hãy tham khảo mẫu tiêu đề mail mà Joblike365 đã chắt lọc được từ những yêu cầu có thực của nhà tuyển dụng:

Họ tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty - Ngày ứng tuyển

2.2. Mở đầu của email xin việc

Phần mở đầu chính là bắt đầu đặt vấn đề cho email xin việc. Bạn hãy có một cách đặt vấn đề thật trang trọng, lịch sử để xây dựng cảm tình tốt với nhà tuyển dụng. Theo cách truyền thông và chưa bao giờ là lỗi thời, bạn cũng sẽ mở đầu email bằng cụm từ “Kính gửi” kèm theo tên của nhà tuyển dụng, tên công ty. Nếu không biết chắc tên người tuyển dụng thì bạn có thể ghi chung đến phòng nhân sự.

Ghi đơn giản như Chào anh/chị sẽ khiến email xin việc thiếu sự chuyên nghiệp, quan trọng hơn là không được lịch sự đối với nhà tuyển dụng nên họ sẽ mất cảm tình với bạn ngay từ đầu. 

2.3. Trình bày nội dung chính của email

Cũng giống như việc viết email xin việc bằng tiếng Anh, ngay cả khi trình bày bằng chính ngôn ngữ mẹ đẻ - tiếng Việt thì điều cần ứng viên dồn nhiều tâm huyết hơn cả khi viết email xin việc chính là phần nội dung chính. Bởi vì phần này là mối quan tâm hàng đầu của nhà tuyển dụng. Theo đó ứng viên phải biết cách viết email xin việc cho phần này thật thuyết phục. Áp dụng trả lời các câu hỏi sau bạn sẽ có được một nội dung mà nhà tuyển dụng thực sự muốn khai thác.

Vấn đề 1: Giới thiệu cơ bản về bản thân. Chỉ tập trung vào thông tin chính, không kể lể các quá trình hoạt động ít liên quan gây cho email bị dài dòng, lan man.

Vấn đề 2: Mục đích bạn gửi email xin việc này là gì? Ứng tuyển cho vị trí nào?

Vấn đề 3: Tóm tắt các thế mạnh của bạn về kinh nghiệm, kỹ năng một cách ngắn gọn phù hợp với công việc nhất.

Vấn đề 4: giới thiệu về các yếu tố đính kèm trong email.

2.4. Kết thúc email 

Kết thúc email vốn nên ngắn gọn nhưng chắc chắn bạn phải làm cho sự ngắn gọn đó trở nên hoàn hảo, đọng lại được một cái gì đó trong sự cảm nhận, đánh giá của nhà tuyển dụng. Hai điều sau đây bạn phải ghi nhớ, áp dụng để đạt được mục tiêu này đó là lời cảm ơn chân thành và lời bày tỏ nhận được hồi âm và cơ hội phỏng vấn. Nhà tuyển dụng sẽ nhận được tinh thần cầu thị của bạn trong cách trình bày đó để phát sinh ý định muốn gửi gắm niềm tin nơi bạn.

Như vậy, qua những chia sẻ khá ngắn gọn trên, chúng ta đã nắm được cách viết email xin việc hiệu quả, thuyết phục, Joblike365 còn mang tới cho bạn rất nhiều kiến thức về công việc từ những điều nhỏ nhất, ngay sau bài viết này, truy cập khám phá thêm nhiều bài viết khác tại Joblike bạn nhé.