- Theo dõi, cập nhât thường xuyên mạng đấu thầu Quốc gia và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo các gói thầu mà Công ty có thể tham gia;
- Lập hồ sơ dự thầu;
- Chuẩn bị hồ sơ tài liệu để hoàn tất việc nộp hồ sơ dự thầu;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc phòng, B.TGĐ giao;
- Định kỳ báo cáo đến cấp trên.
- Bố trí, điều động, phân công hướng dẫn và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên trong bộ phận trực thuộc;
- Đại diện cho Công ty làm việc với các cơ quan chức năng, các cá nhân, các nhà đầu tư và đơn vị trong phạm vi công tác của mình (có giấy giới thiệu/ủy quyền của B.TGĐ cho mỗi lần công tác);
- Đánh giá kết quả về năng suất và chất lượng thực hiện công việc của nhân viên trong bộ phận trực thuộc.
- Tổ chức xây dựng hệ thống quy trình, quy định, văn bản pháp quy liên quan công tác đấu thầu lựa chọn Nhà thầu, Nhà cung cấp vật tư thiết bị (VTTB).
- Tổ chức xây dựng hệ thống kiểm soát, báo cáo, xử lý công việc của từng cá nhân và cả Ban.
- Tổ chức việc lập kế hoạch đấu thầu lựa chọn Nhà thầu, cung ứng VTTB, xác định mục tiêu thực hiện của Ban theo năm, theo từng dự án, từng gói thầu.
- Tổ chức xây dựng Hệ thống kiểm soát, đánh giá năng lực của Nhà thầu, NCC bằng các tiêu chí đánh giá rõ ràng, chuẩn mực.
- Phối hợp kiểm soát công tác tạm ứng, thanh toán, quản lý công nợ phục vụ công tác mua hàng của Ban.
- Quản lý, giám sát việc thực hiện quy trình, quy định của Công ty trong công tác thu mua hàng hóa và sử dụng dịch vụ thuê ngoài, rà soát và sửa đổi các quy trình phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty phù hợp với nhu cầu thực tế.
- Quản lý về việc thiết lập dữ liệu database cho các loại vật tư, thiết bị.
- Database về Danh sách Nhà thầu/Nhà cung cấp.
- Phối hợp cùng Ban pháp chế, Ban tài chính, Phòng kế toán xây dựng hệ thống hợp đồng, điều khoản thanh toán phù hợp, thưởng, phạt, pháp lý rõ ràng.
- Xây dựng hệ thống biểu mẫu liên quan đến công tác đấu thầu lựa chọn Nhà thầu, Nhà cung cấp.
- Duyệt nội dung Mục tiêu gói thầu trước khi trình HĐXT.
- Kiểm soát Danh sách nhà thầu dự kiến mời.
- Chủ trì công tác thẩm định Giá gói thầu từ Ban Kinh tế xây dựng cấp.
- Kiểm soát Danh sách nhà thầu dự kiến mời.
- Kiểm soát kế hoạch đấu thầu chi tiết.
- Chủ trì buổi đàm phán các gói thầu có giá trị lớn.
- Kiểm duyệt báo cáo tuần, tháng, quý, năm của Ban trước khi gửi báo cáo Ban LĐ công ty.