A. Supervise daily reception activities/Giám sát hoạt động lễ tân hàng ngày
&bull Check the receptionist's uniform and working attitude/Kiểm tra đồng phục và thái độ làm việc của lễ tân
&bull Ensure the reception area is always clean, tidy and fully equipped/Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng và đầy đủ tiện nghi.
&bull Support the receptionist in the check-in and check-out process for guests/Hỗ trợ lễ tân trong quá trình làm thủ tục nhận phòng và trả phòng cho khách.
&bull Control the booking and cancellation process, update room status on the system/Kiểm soát quá trình đặt phòng và hủy phòng, cập nhật tình trạng phòng trên hệ thống.
&bull Coordinate with related departments (room service, restaurant, accounting...) to ensure the best service for guests/Phối hợp với các phòng ban liên quan (dịch vụ phòng, nhà hàng, kế toán...) để đảm bảo dịch vụ tốt nhất cho khách.
&bull Resolve special requests from guests such as booking cars, tour guides, changing rooms.../Giải quyết các yêu cầu đặc biệt của khách như đặt xe, hướng dẫn viên, phòng thay đồ...
&bull Check and ensure the payment procedures of reception staff are in accordance with the process/Kiểm tra và đảm bảo quy trình thanh toán của nhân viên lễ tân theo đúng quy trình.
B. Reception management and training/Quản lý và đào tạo lễ tân
&bull Guide and train new staff on reception procedures, use of the hotel management system/Hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới về quy trình lễ tân, sử dụng hệ thống quản lý khách sạn.
&bull Support staff in difficult situations or when guests have complaints/Hỗ trợ nhân viên trong các tình huống khó khăn hoặc khi khách có khiếu nại.
C. Customer care & troubleshooting/Chăm sóc khách hàng & xử lý sự cố
&bull Welcome VIP guests, ensure a high-class service experience/Chào đón khách VIP, đảm bảo trải nghiệm dịch vụ đẳng cấp.
&bull Monitor guest feedback, resolve arising issues professionally/Theo dõi phản hồi của khách, giải quyết các vấn đề phát sinh một cách chuyên nghiệp.
&bull Report special situations to the Department Head for appropriate handling/Báo cáo các tình huống đặc biệt cho Trưởng phòng để xử lý phù hợp.
D. Asset management & reception system/Quản lý tài sản & hệ thống lễ tân
&bull Control and maintain equipment at the reception desk (computers, phones, magnetic lock system...)/Kiểm soát và bảo trì các thiết bị tại quầy lễ tân (máy tính, điện thoại, hệ thống khóa từ...).
&bull Ensure customer data is accurately updated on the hotel management system/Đảm bảo dữ liệu khách hàng được cập nhật chính xác trên hệ thống quản lý khách sạn