A. Supervise daily reception activities/Giám sát hoạt động lễ tân hàng ngày
Check the receptionists uniform and working attitude/Kiểm tra đồng phục và thái độ làm việc của lễ tân
Ensure the reception area is always clean, tidy and fully equipped/Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng và đầy đủ tiện nghi.
Support the receptionist in the check-in and check-out process for guests/Hỗ trợ lễ tân trong quá trình làm thủ tục nhận phòng và trả phòng cho khách.
Control the booking and cancellation process, update room status on the system/Kiểm soát quá trình đặt phòng và hủy phòng, cập nhật tình trạng phòng trên hệ thống.
Coordinate with related departments (room service, restaurant, accounting...) to ensure the best service for guests/Phối hợp với các phòng ban liên quan (dịch vụ phòng, nhà hàng, kế toán...) để đảm bảo dịch vụ tốt nhất cho khách.
Resolve special requests from guests such as booking cars, tour guides, changing rooms.../Giải quyết các yêu cầu đặc biệt của khách như đặt xe, hướng dẫn viên, phòng thay đồ...
Check and ensure the payment procedures of reception staff are in accordance with the process/Kiểm tra và đảm bảo quy trình thanh toán của nhân viên lễ tân theo đúng quy trình.
B. Reception management and training/Quản lý và đào tạo lễ tân
Guide and train new staff on reception procedures, use of the hotel management system/Hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới về quy trình lễ tân, sử dụng hệ thống quản lý khách sạn.
Support staff in difficult situations or when guests have complaints/Hỗ trợ nhân viên trong các tình huống khó khăn hoặc khi khách có khiếu nại.
C. Customer care & troubleshooting/Chăm sóc khách hàng & xử lý sự cố
Welcome VIP guests, ensure a high-class service experience/Chào đón khách VIP, đảm bảo trải nghiệm dịch vụ đẳng cấp.
Monitor guest feedback, resolve arising issues professionally/Theo dõi phản hồi của khách, giải quyết các vấn đề phát sinh một cách chuyên nghiệp.
Report special situations to the Department Head for appropriate handling/Báo cáo các tình huống đặc biệt cho Trưởng phòng để xử lý phù hợp.
D. Asset management & reception system/Quản lý tài sản & hệ thống lễ tân
Control and maintain equipment at the reception desk (computers, phones, magnetic lock system...)/Kiểm soát và bảo trì các thiết bị tại quầy lễ tân (máy tính, điện thoại, hệ thống khóa từ...).
Ensure customer data is accurately updated on the hotel management system/Đảm bảo dữ liệu khách hàng được cập nhật chính xác trên hệ thống quản lý khách sạn