Office Secretary (Thư Ký Văn Phòng)

1. Office Administration
- Organize office operations and procedures
- Follow office standards, procedures, and policies
- Plan and implement office systems, layout and equipment procurement
- Liaise with, review and approve outsourcing service contracts, suppliers,
vendors and handle related independence risk issues
- Manage office purchasing
+ Review, approve, and maintain office supply requisitions, assets, and equipment
+ Maintain and replenish office inventory
+ Anticipate needed supplies
+ Manage office maintenance
- Maintain office records
+ Design filing systems
+ Ensure filing systems are maintained and up to date
+ Define procedures for record retention
+ Ensure protection and security of files and records
2. Admin Management
- Recruiting, training, coaching, and discipline
- Delegation, supervising, and maintain working results/quality
- Counselling, performance appraisal, career plan, and staff development
3. Support Executive Office
- Handle monthly/weekly meeting
- Maintain external relationships development
1. Quản trị văn phòng
- Tổ chức các hoạt động và thủ tục văn phòng
- Tuân theo các tiêu chuẩn, thủ tục và chính sách của văn phòng
- Lập kế hoạch và thực hiện hệ thống văn phòng, bố trí và mua sắm thiết bị
- Liên lạc với, xem xét và phê duyệt hợp đồng dịch vụ gia công, nhà cung cấp, nhà cung cấp và xử lý các vấn đề rủi ro độc lập liên quan
- Quản lý mua văn phòng
+ Xem xét, phê duyệt và duy trì các yêu cầu, tài sản và thiết bị cung cấp văn phòng
+ Duy trì và bổ sung hàng tồn kho văn phòng
+ Dự kiến ​​nguồn cung cần thiết
+ Quản lý bảo trì văn phòng
- Duy trì hồ sơ văn phòng
+ Thiết kế hệ thống hồ sơ
+ Đảm bảo hệ thống nộp đơn được duy trì và cập nhật
+ Xác định thủ tục lưu giữ hồ sơ
+ Đảm bảo bảo vệ và bảo mật các tập tin và hồ sơ
2. Quản trị viên
- Tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, và kỷ luật
- Đoàn, giám sát và duy trì kết quả / chất lượng làm việc
- Tư vấn, đánh giá hiệu suất, kế hoạch nghề nghiệp và phát triển nhân viên
3. Hỗ trợ văn phòng điều hành
- Xử lý cuộc họp hàng tháng / hàng tuần
- Duy trì phát triển mối quan hệ bên ngoài

- At least1 year experience in Office Admin, Office Assistant or relevant roles
- Outstanding communication and interpersonal abilities
- Outstanding organizational and time-management abilities
- Familiarity with office management procedures, logistics support, and basic accounting principles
- High sense of responsibility, enthusiasm, supportiveness and teamwork
- Excellent knowledge of MS Office
- Qualifications in secretarial studies will be an advantage
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong Quản trị viên Office, Trợ lý Office hoặc các vai trò có liên quan
- Khả năng giao tiếp và giao tiếp xuất sắc
- Khả năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc
- Làm quen với các thủ tục quản lý văn phòng, hỗ trợ hậu cần, và cơ bản nguyên tắc kế toán
- Tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình, hỗ trợ và làm việc nhóm
- Kiến thức tuyệt vời về MS Office
- Trình độ chuyên môn trong nghiên cứu thư ký sẽ là một lợi thế

- Attractive salary (6-8 million VND)
- Well-trained for personal development and learning opportunities with
unlimited promotion
- Professional and international working environment
- Insurance package and other attractive benefits
- Mức lương hấp dẫn (6-8 triệu đồng)
- Được đào tạo bài bản để phát triển cá nhân và cơ hội học tập với khuyến mãi không giới hạn
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp và quốc tế
- Gói bảo hiểm và các lợi ích hấp dẫn khác

Chưa cập nhật

-