Nhân Viên Hành Chính - Lễ Tân

1. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Công ty:
- Soạn thảo văn bản, công văn, giấy tờ theo đúng thể thức trình bày văn bản của Công ty.
- Nhận và chuyển công văn tài liệu nội bộ giữa Ban lãnh đạo và các Phòng/Bộ phận, giữa Công ty và các cơ quan, đối tác bên ngoài.
- Trực tiếp theo dõi vào sổ công văn, sổ quyết định, photo tài liệu, gửi thư hoặc fax.
- Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các văn bản nội bộ, công văn đi, công văn đến, quyết định.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước và Công ty. Trực tiếp kiểm tra đóng dấu các tài liệu gửi nội bộ và bên ngoài.
- Quản lý hồ sơ pháp lý của Chi nhánh;
- Gửi các thông báo hành chính chi nhánh
- Theo dõi và lưu giữ hồ sơ hành chính và các hồ sơ liên quan của công ty.
2. Tiếp đón, phân loại và hướng dẫn khách hàng, đối tác đến liên hệ công tác:
- Hướng dẫn khách vào phòng khách hoặc đến trực tiếp phòng/bộ phận.
- Chuẩn bị đồ uống, tiếp khách liên hệ công tác.
- Chuẩn bị phòng họp cho các hội nghị, hội thảo, cuộc họp, tiếp khách của Công ty:
- Lên kế hoạch chuẩn bị phòng họp theo yêu cầu của các cá nhân/bộ phận.
- Yêu cầu nhân viên vệ sinh lau dọn, vệ sinh phòng họp.
- Chuẩn bị đồ uống, đồ dùng cần thiết cho các buổi họp.
- Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho các thành viên tham gia.
3. Làm thủ tục các khoản chi phí dịch vụ hành chính hàng tháng
- Lập thủ tục thanh toán các chi phí hành chính hàng tháng và phát sinh (điện thoại, điện, nước, internet, văn phòng phẩm…).
- Liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ để hợp tác theo nhu cầu sử dụng của chi nhánh (chuyển phát nhanh, vệ sinh công nghiệp….)
- Thực hiện các hoạt động thanh toán chi phí dịch vụ theo thực tế phát sinh
4. Làm thủ tục các khoản chi phí dịch vụ hành chính hàng tháng
- Lập thủ tục thanh toán các chi phí hành chính hàng tháng và phát sinh (điện thoại, điện, nước, internet, văn phòng phẩm…).
- Liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ để hợp tác theo nhu cầu sử dụng của chi nhánh (chuyển phát nhanh, vệ sinh công nghiệp….)
- Thực hiện các hoạt động thanh toán chi phí dịch vụ theo thực tế phát sinh
5. Quản lý, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị công cụ dụng cụ, VPP làm việc tại chi nhánh
- Quản lý, máy móc, thiết bị văn phòng Công ty; photocopy, fax, các thiết bị vi tính…theo quy trình
- Theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng cho các phong ban.
- Tiếp nhận nhu cầu mua sắm trang thiết bị công cụ dụng cụ lao động tại chi nhánh và thực hiện các hoạt động mua sắm theo quy trình;
- Liên hệ với các đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị công cụ dụng cụ để thực hiện sửa chữa, bảo dưỡng khi phát sinh nhu cầu
6. Đồng phục & bảo hộ lao động
- Quản lý số lượng đồng phục, trang phục BHLĐ.
- Phụ trách việc cấp phát đồng phục và BHLĐ cho nhân viên.
- Quản lý việc sử dụng đồng phục và BHLĐ đối với nhân viên.
- Sắp xếp và phân bổ phương tiện trong việc lưu và sử dụng BHLĐ
- Thống kê và đề nghị cấp đồng phục, BHLĐ hàng năm.
7. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng
- Phối hợp tổ chức các chương trình tham quan, nghỉ mát định kỳ của công ty
- Chuẩn bị bình hoa tươi thường nhật tại Công ty và các cuộc họp theo yêu cầu của cấp trên.
- Theo dõi tình hình sử dụng điện nước, mực in...và các khoản chi phí phát sinh của trụ sở Công ty và báo cáo Trưởng phòng hàng tháng.
- Kiểm soát vệ sinh văn phòng chi nhánh: Thuê, quản lý giám sát hoạt động của nhân viên vệ sinh chi nhánh đám bảo các khu vực làm việc luôn đạt tiêu chuẩn về vệ sinh;
- Theo dõi tình hình thực hiện nội quy, kỷ luật của CBNV chi nhánh
- Là đầu mối tương tác và hoàn thiện các thủ tục đăng ký, kiểm soát với các cơ quan chức năng địa phương khi được yêu cầu
- Thực hiện chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định.
- Thực hiện các công việc liên quan khác theo phân công của Trưởng phòng.

- Trình độ: Trung cấp hoặc tương đương
- Chuyên ngành: Quản trị hành chính/Văn thư lưu trữ/Lễ tân
- Chứng chỉ: Không yêu cầu
- Kinh nghiệm: ≥ 01 năm làm việc trong lĩnh vực quàn trị hành chính lễ tân
- Kiến thức chuyên môn
- Nắm vững kiến thức về nghiệp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, văn thư, lưu trữ, các quy định về thể thức trình bày các loại văn bản,
- Kiến thức pháp luật
- Có kiến thức cơ bản về các quy định về soạn thào, trình bày văn bản, sử dụng và bảo mật con dấu.
- Kiến thức về tổ chức
- Hiểu biết cơ bản về các lĩnh vực hoạt động, kinh doanh của Công ty.
- Nắm được về cơ cấu tổ chức công ty và quy định chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm công việc của các đơn vị, vị trí liên quan đến công việc phụ trách.
- Nắm vững quy định, quy trình, biểu mẫu liên quan đến công việc văn thư, hành chính.
- Kỹ năng/Khả năng:
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Biết cách lập kế hoạch và báo cáo kết quả thực hiện công việc cá nhân
- Kỹ năng giao tiếp
- Trình bày, truyền đạt (văn bản, lời nói) rõ ràng, xúc tích, dễ hiễu.
- Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề
- Biết cách sử dụng các công cụ, phương pháp thích hợp để xác định vấn đề.
- Kỹ năng tin học
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các máy móc thiết bị văn phòng như máy fax, máy photo, điện thoại….
- Yêu cầu khác: Ngoại hình ưa nhìn, nhanh nhẹn, giao tiếp tốt.

Chưa cập nhật

1. Là công ty DUY NHẤT ở Việt Nam hiện nay đầu tư hệ thống đồng bộ phòng thí nghiệm phân tích ADN theo tiêu chuẩn quốc tế và ISO 9001:2008 với các trang thiết bị hiện đại được nhập khẩu trực tiếp từ các hãng uy tín nhất của Mỹ. Toàn bộ quá trình lấy mẫu và phân tích được thực hiện ngay tại các phòng xét nghiệm của công ty ở Hà Nội và Tp HCM.

2. Có đội ngũ các chuyên gia, các nhà khoa học đã hoạt động lâu năm trong lĩnh vực Di truyền học và Công nghệ Sinh học. PGS.TS. Trịnh Đình Đạt - nguyên là Chủ nhiệm bộ môn Di truyền học (ĐH QGHN) là Chủ tịch Hội đồng khoa học của công ty. Hàng năm cử cán bộ tham gia khóa tập huấn về giám định ADN do cộng đồng hình sự châu Á tổ chức.

3. Sử dụng bộ Kit phân tích 16 locut gen (AmpFlSTR® Identifiler Plus) đây là bộ kit có độ chính xác và ổn định cao vì vậy nó được sử dụng phổ biến nhất thế giới hiện nay (chiếm 80%). Phân tích tới 34 locut gen để xác định huyết thống với độ chính xác lên tới 99,999999998%.

4. Là công ty ĐẦU TIÊN tại Việt Nam được cấp chứng chỉ ISO 9001:2008 (do vương quốc Anh cấp) về dịch vụ phân tích ADN. Hiện tại công ty cũng đang xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 15189 cho các xét nghiệm y tế của mình. Do vậy, đại sứ quán các nước tại Việt Nam đã chỉ định công dân của mình đến Gentis để thực hiện phân tích ADN làm thủ tục nhập quốc tịch và thủ tục hành chính khác.

5. Là công ty ĐẦU TIÊN sử dụng hệ thống phần mềm phân tích gen tự động GeneMapper - IDX, đây là phần mềm mới nhất trên thế giới hiện nay về phân tích giám định gen. Phần mềm này sẽ phân tích các dữ liệu ADN và tự động phân tích nhận diện ra 16 locut của từng mẫu và tự động so sánh dữ liệu ADN các mẫu đã được phân tích trước đó đã được mã hóa để để loại trừ khả năng nhiễm mẫu. Các kết quả được thực hiện tại Gentis được các phòng xét nghiệm ADN trên thế giới chấp nhận và có thể so sánh được với nhau.

-