HR Admin Clerk

A. General purpose of the position:
Provide HR administrative assistance for FV staff, including:
- Work permit, visa, residence card application, residence registration and other administration procedures for foreigners
- Be in charge of air tickets, hotel booking, per diem, travel insurance for staff’s business trip, conference, training, annual home leave, relocation …
- Manage FV training room/ meeting room
- Order stamp & manage all stamp provided to staff
- Provide taxi service & report taxi expense to Finance department
- Other HR administrative services: employment certificate, residence certificate, employee name badge …
B. Key duties and responsibilities:
1. Work permit application and extension
- Provide instruction of personal document preparation to foreigner staff including personal document list, authentication & legalization procedure guidelines
- Assist French staff in document authentication & legalization
- Submit work permit application documents to Dolisa
- Update & follow up work permit validation date for extension
2. Visa/ residence card application and extension for foreigners or FV staff on oversea business trip
- Submit residence card application documents to Immigration Office
- Coordinate with Agency to apply visa for foreigner staff and staff’ family members
- Update & follow up visa/ residence card validation date for extension
3. Air ticket, hotel booking per diem, travel insurance for staff’s business trip, conference, training, annual home leave, relocation
- Book air ticket via designated agency
- Book hotel for staff on business trip, training, conference according to FV standard
- Instruct staff to get reimbursement in case they book hotel, air ticket by themself
- Facilitate staff to get per dime
- Buy travel insurance
4. Administrative preparation for new staff
- Take & manage all staff’s photo
- Issue name badge to new staff
- Provide new badge to staff in case staff change position/ department, is promoted or lost old name badge …
- Collect name badge from termination staff
5. Residence registration for foreigners who are living in FV housing complex
- Prepare & submit residence registration document to Tan Phu Ward Police for foreigner staff who are living in housing complex
- Update & manage foreigner’s residence registration list
- Provide monthly report to Tan Phu Ward Police
6. Order stamp & manage all stamp provided to FV staff
- Provide instruction to other departments on how to raise a stamp request
- Order stamp as request
- Manage all stamp provided to staff
- Monthly expense report to Finance & Accounting
7. Taxi service management
- Provide taxi card to staff & other departments
- Provide pick up service for Head Department, key persons, expat candidates
- Manage taxi card, checking taxi expenses & process payment to taxi providing company
8. Other HR services
- Provide employment certificate to staff for personal purposes such as visa application, banking,
- Prepare introduction letter for HR staff to work with authorities and externals
- Coordinate with other departments in booking & using training/ meeting rooms
- Distribute internal magazines & communication documents
- Coordinate with related departments to prepare and send condolence flowers & money to related staff
- Provide administrative assistance for HR staff in document notarization as request
9. System development
- Make proposal on development of HR administrative service data management system
- Develop policies and procedures on HR administrative services
- Update related law system
10. Other administrative support
- Perform other tasks as requested by Line Manager
- Back up other team members

1. Qualification: College graduate, university degree is referable
2. Experience: At least 2 year experience in the same position
3. Skills and knowledge:
- Good at communication, relationship building & problem solving skill
- Having knowledge of all HR administrative related law, regulations, especially regulations related to foreigners
- Good at document management
4. Foreign language(s): Good at English (speaking & writing)

- 13th salary
- Vietnamcare Insurance
- 15.5 Annual leave

GIỚI THIỆU CHUNG FV là một trong những bệnh viện hàng đầu tại Việt Nam, đạt chứng nhận chất lượng y tế quốc tế, đóng tại địa bàn TP Hồ Chí Minh, là một bệnh viện được đầu tư đồng bộ để cung cấp tất cả các dịch vụ y tế tại một điểm duy nhất với tiêu chuẩn quốc tế cao nhất. Bệnh viện FV khai trương hoạt động vào tháng 3/2003, hiện có hai cơ sở, Bệnh viện FV tại Quận 7 và Phòng Khám Đa Khoa FV Sài Gòn tại Quận 1. FV có khả năng chăm sóc y tế cho hơn 1.750 lượt khám ngoại trú và 220 bệnh nhân nội trú mỗi ngày. Với hơn 950 nhân viên, trong đó có 130 bác sĩ, FV cung cấp dịch vụ khám và điều trị tại hơn 30 chuyên khoa bao gồm khoa Cấp Cứu, Trung tâm Điều trị Ung thư, Trung tâm Kiểm tra Sức khỏe Tổng quát, Sản khoa nội trú, khoa Săn sóc đặc biệt cho người lớn, săn sóc Nhi đặc biệt và Nhi sơ sinh đặc biệt, khoa Nhi, điều trị Nội khoa, điều trị Ngoại khoa, khoa Chẩn đoán hình ảnh được trang bị máy MRI, khoa xét nghiệm, khoa Dược, khoa Vật lý trị liệu & Phục hồi chức năng và phòng mổ. Sức khỏe của bệnh nhân và chăm sóc sức khỏe tiêu chuẩn cao chính là trọng tâm trong sứ mạng của Bệnh viện FV: cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe đẳng cấp quốc tại Việt Nam. Năm 2007, FV trở thành bệnh viện đầu tiên ở Việt Nam đạt chứng nhận HAS, tổ chức chứng nhận chất lượng nổi tiếng thế giới của Pháp. Từ thành quả đó, FV đã tiếp tục đạt được chứng nhận chất lượng y tế hàng đầu quốc tế JCI (Joint Commission International).

-