Trưởng Phòng Hành Chính Quản Trị

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
Thực hiện sự phân công của Trưởng phòng Tổ chức nhân sự - Hành chính quản trị trong công tác hành chính quản trị:
- Công tác văn thư, lưu trữ: quản lý công văn đi, công văn đến, hồ sơ, tài liệu về nhà cửa, trang thiết bị vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong bệnh viện
- Đầu mối quản lý và tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết các sự kiện, các buổi hội nghị, hội thảo, cuộc họp của bệnh viện
- Công tác quản lý tài sản, thiết bị vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong bệnh viện
- Quản lý phương tiện vận tải của bệnh viện
- Quản lý việc xử lý chất thải, việc cung cấp nước sạch, điện toàn bệnh viện
- Công tác quản lý tòa nhà gồm vận hành, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng để đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất
- Đảm bảo công tác trật tự trị an chung
- Đảm bảo môi trường cảnh quan bệnh viện xanh, sạch, đẹp
Công việc chính phải thực hiện
- Lập kế hoạch công tác trong phạm vi được phân công để trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong bệnh viện theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ, đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính:
- Cung ứng vật tư thông dụng: mua sắm, quản lý, cấp phát vật tư, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường cho các khoa, phòng theo định mức
- Làm thủ tục thanh lý các vật tư, trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ các vật tư, trang thiết bị thông dụng.
- Tổ chức tốt công tác quản lý có hệ thống các công văn đi và đến của bệnh viện, hệ thống bảo quản lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của bệnh viện.
- Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện toàn bệnh viện
- Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của các khoa, phòng trong bệnh viện.
- Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư thiết bị thông dụng của bệnh viện.
- Lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, các vật tư, trang thiết bị thông dụng của các khoa, phòng.
- Theo dõi và đóng các khoản phí. Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà, vật tư, trang thiết bị
- Tổ chức, thực hiện sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch.
- Quản lý các phương tiện vận tải của bệnh viện. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải bệnh viện.
- Lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, các vật tư, trang thiết bị thông dụng của các khoa, phòng.
- Theo dõi và đóng các khoản phí. Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà, vật tư, trang thiết bị
- Tổ chức, thực hiện sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch.
- Quản lý các phương tiện vận tải của bệnh viện. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải bệnh viện.
- Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ thống cống rãnh thông thoát trong bệnh viện; định kỳ tổ chức kiểm tra.
- Đảm bảo công tác trật tự trị an chung. Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong bệnh viện.
- Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư trang thiết bị thông dụng, báo cáo giám đốc bệnh viện.
- Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình giám đốc bệnh viện duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô.
- Định kỳ báo cáo giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong bệnh viện để giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật.
- Giám sát đối với nhân viên vệ sinh, nhân viên bảo vệ đảm bảo thực hiện tốt yêu cầu công việc
Quyền hạn:
- Sử dụng các dụng cụ, phương tiện được giao phụ trách đúng với tính năng tác dụng để thực hiện nhiệm vụ.
- Đôn đốc các cá nhân, đơn vị trong công tác hành chính quản trị và quản lý tòa nhà
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: Căn cứ vào số lượng CBNV bệnh viện giao

Tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ
- Trình độ Đại học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính, quản trị văn phòng, hành chính văn phòng, khoa học xã hội nhân văn, lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng
- Ngoại ngữ: Trình độ bậc B1 trở lên theo Quy định tại TT 01/2014/TT-BGD ĐT
- Tin học: Kỹ năng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT
Kinh nghiệm công tác
Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
Yêu cầu: Giới tính Nam
Yêu cầu năng lực:
Năng lực cốt lõi
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng soạn thảo văn bản
- Xây dựng quan hệ và kỹ năng nhân sự
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Khả năng sáng tạo
- Xử lý tình huống
- Hành động trung thực
- Chủ động và sáng tạo
Năng lực quản lý
- Kỹ năng lãnh đạo
- Huấn luyện và phát triển nhân viên
- Khuyến khích động viên người khác
- Thúc đẩy làm việc nhóm, tạo động lực
- Tư duy chiến lược
- Tạo ảnh hưởng
Năng lực chuyên môn
- Có trình độ năng lực, kiến thức, phải có bằng Đại học trở lên phù hợp với vị trí việc làm
- Có kiến thức về quản lý trong các lĩnh vực được phân công phụ trách
- Có khả năng tham gia vào các quyết định của tập thể và có khả năng tổ chức thực hiện các quyết định đó
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có):
- Dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, khả năng quyết đoán và có tinh thần xây dựng vì tập thể.
- Có kiến thức, hiểu biết cơ bản về hoạt động, tổ chức của bệnh viện
- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo thành thạo
- Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm tới mọi người
- Ngăn nắp, cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết trong xử lý công việc
- Có khả năng thích ứng và chịu được áp lực cao trong công việc
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc (ví dụ yêu cầu về hỗ trợ, phối hợp...):
- Cần có sự phối hợp của các khoa phòng trong Bệnh viện và của các cá nhân liên quan trong công việc.
- Cần được sự quan tâm chỉ đạo của Ban Giám đốc…
Điều kiện làm việc
- Trang thiết bị:
+ Máy tính cá nhân, máy in, bàn làm việc, điện thoại bàn, tủ, kệ, văn phòng phẩm, kết nối internet…
+ Các phần mềm quản lý (nếu có).

- Mức lương thỏa thuận khi phỏng vấn
- Được hưởng các chế độ bảo hiểm, nghỉ phép, … theo quy định của Luật lao động
- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động

Mục tiêu hoạt động then chốt là xây dựng một bệnh viện tập trung đơn nhất vào các mục tiêu chăm sóc y tế. Nền tảng cho dự án mới này được xây dựng dựa trên việc thiết lập lại các chuỗi giá trị, các công nghệ điều trị y khoa thông minh, công nghệ thông tin tích hợp và đội ngũ cán bộ nhân viên tận tâm, có tay nghề cao. So sánh với các đối thủ cạnh tranh lớn trong khu vực đồng bằng Sông Hồng và các khu vực xa hơn, Bệnh viện đa khoa Phương Đông sẽ cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe dựa trên các giá trị đỉnh cao.

Bên cạnh các dịch vụ nội trú, Bệnh viện còn cung cấp các dịch vụ điều trị/chẩn đoán toàn diện cho bệnh nhân ngoại trú để đáp ứng các nhu cầu trong nước. Mục tiêu số lượng bệnh nhân vào viện, thời gian nằm viện trung bình, các thủ tục khám chữa bệnh, việc tối ưu hóa công suất thể hiện các yêu cầu phát triển hoạt động của Bệnh viện qua giai đoạn lập kế hoạch và phát triển hoạt động.

Bệnh viện đa khoa Phương Đông đặt mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế hàng đầu trong khu vực tư nhân ở Việt Nam và khu vực Đông Nam Á. Bên cạnh việc cung cấp đầy đủ các dịch vụ chăm sóc y tế cao cấp, Bệnh viện sẽ tập trung vào một số chuyên khoa quan trọng. Ở các trung tâm khám chữa bệnh chất lượng cao, bệnh nhân sẽ được chăm sóc và điều dưỡng tốt nhất. Không một bệnh nhân nào khi được điều trị ở một trong các trung tâm khám chữa bệnh chất lượng cao lại phải tìm kiếm sự chăm sóc sức khỏe ở nơi khác.

Bên cạnh việc cố gắng trở thành lựa chọn hàng đầu về dịch vụ y tế cho các bệnh nhân trong nước, Bệnh viện đa khoa Phương Đông sẽ cố gắng thu hút các bệnh nhân quốc tế. Việc này do các chuyên gia y tế được lựa chọn và đào tạo cẩn thận theo các tiêu chuẩn quốc tế cao nhất thực hiện.

Bệnh viện đa khoa Phương Đông xây dựng môi trường khám chữa bệnh giúp các bệnh nhân cảm thấy thoải mái như đang ở trong khách sạn. Việc thiết kế kiến trúc và xây dựng phải phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế và có dấu ấn riêng, dễ phân biệt để được xếp vào hàng các trung tâm chăm sóc y tế đạt đẳng cấp quốc tế.

-