* Nhận đơn hàng/hợp đồng kinh tế của các bộ phận:
- Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong đơn hàng/ hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
- Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới
- Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
- Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo đơn hàng/hợp đồng của từng khách hàng
*. Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
*. Xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
*. Kiểm tra công nợ:
- Khách hàng mua hàng theo từng đơn đặt hàng và dựa trên các cam kết/hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.
- Khách hàng mua hàng theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã ký, kiểm tra về số lượng hàng, chủng loại hàng hoá, phụ kiện đi kèm, giá bán, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán.
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ quản lý cấp trên
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên
* Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.
* Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ
* Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty
* Thu tiền hàng và đối trừ công nợ cho khách hàng.
* Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
* Lập thông báo thanh toán công nợ
* Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.
* Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp và từng nhân viên.