I. Thông tin chung
- Vị trí: Nhân viên bán hàng quốc tế
- Đơn vị: Bộ phận Xuất nhập khẩu.
- Thời gian làm việc: 08h00’ đến 12h00’; 13h00’ đến 17h00’ từ thứ 2 đến hết thứ 7.
(Có thể làm việc ngoài giờ để hoàn thành nhiệm vụ hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo)
- Quản lý trực tiếp: Trưởng Bộ phận XNK
II. Mục tiêu công việc
- Tìm kiếm và mở rộng thị trường, khách hàng quốc tế nhằm tăng doanh thu xuất khẩu.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác xuất - nhập khẩu của công ty, đảm bảo các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa được thực hiện nhanh chóng, chính xác, đáp ứng yêu cầu tiến độ của công ty và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.
III. Nhiệm vụ cụ thể
1. Hàng ngày
a. Xuất khẩu
- Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch bán hàng xuất khẩu (đã được phê duyệt).
- Chủ động tìm kiếm khách hàng mới, thị trường mới (thông qua Google, Alibaba…) hoặc các kênh thông tin khác (tiếp xúc, gặp gỡ, giới thiệu…).
- Trực tiếp trao đổi thông tin với khách hàng và là đầu mối phản hồi các thông tin, yêu cầu từ khách hàng liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty (email, tin nhắn, điện thoại…).
- Gặp gỡ, tiếp xúc với các đối tác, khách hàng để triển khai các công việc (tiếp đón khi khách hàng, đối tác đến thăm công ty hoặc lên lịch trình, kế hoạch thăm đối tác, khách hàng để mở rộng thị trường).
- Đầu mối liên hệ với các bộ phận có liên quan trong công ty như sản xuất, QC, TCKT, kho… để triển khai các công việc.
- Soạn thảo, đàm phán, quản lý, theo dõi và triển khai thực hiện hợp đồng ngoại thương hoặc các hợp đồng có yếu tố nước ngoài.
- Thực hiện các nghiệp vụ, thủ tục hải quan (mở tờ khai hải quan, các quy định của pháp luật hải quan) và logistic như booking, vận tải…
- Lập chứng từ, bộ hồ sơ thanh toán cho lô hàng xuất khẩu theo yêu cầu (Invoice, Packing list, C/O…) và yêu cầu, thủ tục thanh toán quốc tế.
- Cung cấp đầy đủ các giấy tờ, chứng từ xuất nhập khẩu cho Phòng TCKT và đồng thời lưu trữ theo quy định.
- Liên hệ, gửi và theo dõi chứng từ, hàng mẫu…với các đơn vị vận chuyển quốc tế.
- Tuân thủ các quy định, quy trình QT14 (Quy trình bán hàng xuất khẩu).
- Chăm sóc khách hàng và xử lý và phản hồi khiếu nại khách hàng.
- Các công việc khác được giao.
b. Nhập khẩu
- Tham gia tìm kiếm nguồn hàng, nhà cung cấp và giao dịch hợp đồng đối với các hoạt động nhập khẩu, mua hàng quốc tế.
- Giao dịch, thực hiện các thủ tục đặt hàng đối với các đối tác, nhà cung cấp theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Phối hợp cùng Phòng TCKT tiến hành các thủ tục thanh toán quốc tế (L/C, TTr…)
- Kiểm tra tính phù hợp, xác nhận chứng từ thanh toán và theo dõi quá trình giao hàng.
- Khai báo thủ tục hải quan lô hàng nhập khẩu và thực hiện các nghiệp vụ logistic đồng thời bàn giao lô hàng cho các đơn vị liên quan trong công ty.
- Theo dõi, đề nghị thanh toán các chi phí, phí các lô hàng nhập khẩu.
- Dịch thuật các tài liệu để xử lý công việc (khi có yêu cầu).
- Tuân thủ các quy định, quy trình QT06 và các quy định khác của công ty.
- Các công việc khác được giao.
2. Hàng tuần
- Báo cáo thực hiện công việc tuần, kế hoạch công việc tuần tiếp theo (thứ 7 hàng tuần).
- Cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu (nếu có sự thay đổi từ hệ thống pháp luật).
3. Hàng tháng, quý, năm
- Báo cáo thực hiện công việc và kế hoạch tháng/quý/năm.
- Khảo sát đánh giá mức độ hài lòng khách hàng (1 năm/lần).
- Đầu mối triển khai các công việc kiểm tra sau thông quan khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu về lĩnh vực xuất nhập khẩu.
- Báo cáo khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận và Lãnh đạo công ty.